河东区人民政府办公室

关于印发《河东区行政处罚、行政许可案卷评查办法》、《河东区行政处罚案卷评查标准》和《河东区行政许可案卷评查标准》的通知

各乡镇人民政府、街道办事处，河东工业园区管委会，临沂汤泉旅游区管委会，区政府各部门，省、市属驻河东各单位：

为进一步贯彻落实《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国行政许可法》，进一步规范行政处罚、行政许可文书，提高全区依法行政水平，按照国务院《全面推进依法行政实施纲要》（国发〔2004〕10号）、《关于加强市县政府依法行政的决定》（国发〔2008〕17号）和国务院办公厅《关于推行行政执法责任制的若干意见》（国办发〔2005〕37号）关于“健全行政执法案卷评查制度”的要求，区政府法制局根据法律规定和推行行政执法责任制、建立健全评议考核标准的需要，结合我区实际，制定了《河东区行政处罚、行政许可案卷评查办法》、《河东区行政处罚案卷评查标准》、《河东区行政许可案卷评查标准》，已经区政府研究同意，现印发给你们，并提出如下意见，望一并贯彻执行。

一、要认真贯彻实施《河东区行政处罚、行政许可案卷评查办法》。区政府法制局具体负责组织、协调、指导、督促、检查各部门（单位）的案卷评查工作，开展定期和不定期的案卷评查活动，促使各部门（单位）不断提高行政执法质量。各部门（单位）也要组织开展本部门（单位）系统内的案卷评查工作。

二、要严格按照《河东区行政处罚案卷评查标准》和《河东区行政许可案卷评查标准》开展行政执法活动，确保行政处罚、行政许可主体和程序合法、事实清楚、证据确凿充分、适用法律依据正确、处罚适当、决定合法，并按规范要求及时立卷归档。

三、各部门（单位）要高度重视，认真对照《河东区行政处罚案卷评查标准》、《河东区行政许可案卷评查标准》进行整改和规范。凡不符合案卷评查标准要求的，要认真加以整改，按照评查标准加以规范，确保行政行为合法、有效。

附件：1、河东区行政处罚、行政许可案卷评查办法

          2、河东区行政处罚案卷评查标准

          3、河东区行政许可案卷评查标准

     二〇〇九年十月二十八日                 

主题词：行政案卷  评查办法  标准  通知

附件1：

河东区行政处罚、行政许可案卷评查办法

第一条 为贯彻落实国务院《全面推进依法行政实施纲要》（国发[2004]10号）和《关于加强市县政府依法行政的决定》（国发[2008]17号）以及国务院办公厅《关于推行行政执法责任制的若干意见》(国办发[2005]37号），规范行政处罚和行政许可案卷评查工作，促进行政执法水平的提高，根据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国行政许可法》，结合本区实际，制定本办法。

第二条 本区各级政府及其行政执法机关组织开展的行政处罚和行政许可案卷（以下简称案卷）评查工作适用本办法。

本办法所称行政处罚案卷是指行政执法机关按照《行政处罚法》的规定和档案管理的要求，将行政处罚实施过程中制作和收集的有关立案、调查取证、审查决定、送达执行等执法文书和材料，整理归档而形成的卷宗材料。

本办法所称行政许可案卷是指行政执法机关按照《行政许可法》的规定和档案管理的要求，将行政许可实施过程中制作和收集的有关申请材料、行政机关的调查（检验、检测、检疫）、审查决定、送达执行等执法文书和材料，整理归档而形成的卷宗材料。

第三条 区政府负责组织、协调、指导、督促、检查所属行政执法部门（单位）的案卷评查工作。

区政府法制局具体负责案卷评查的实施工作，依照本办法建立和完善案卷评查和案卷管理等工作规范，并组织开展案卷评查工作。

第四条 案卷评查工作应当坚持纠正违法与防止违法相结合、实体规范与程序规范相结合、评查结果与落实执法责任制相结合、层级监督与内部监督相结合的原则。

第五条 案卷评查工作实行统一标准。案卷标准由区政府法制局依照《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政许可法》和有关法律、法规、规章以及相关规定制定。

第六条 区政府开展案卷评查工作可以组织案卷评查小组，评查小组由区政府法制局和区级行政执法机关选报并经过培训、择优确定的评查员组成。评查小组具体由区政府法制局负责组织。

第七条 开展案卷评查工作可以采取定期集中评查和不定期评查等方式进行。

第八条 定期集中评查应当按照下列程序进行：

（一）制定评查工作计划，确定组织案卷评查的安排。

（二）培训并选拔评查员，组成案卷评查小组。

（三）书面通知评查的有关事项，告知评查的步骤、范围、形式、时限、标准、调阅案卷的数量和工作要求等。

（四）评查组织者在行政执法机关报送的案卷目录内随机抽取规定数量的案卷。

（五）评查员对照案卷标准审查案卷，并制作案卷评查单。案卷评查单应当注明所评案卷名称、处罚决定书文号、行政许可决定书文号或者行政许可证照编号、存在问题、判定依据、评查分数、建议等，并由两名评查员签字确定。

（六）评查小组集体讨论案卷初评结果和主要问题，并在评查单上注明核查意见。

（七）组织听取行政执法机关对案卷评查结果的意见。

（八）对案卷进行复核，对确认有误的评判予以修正，并最终确认案卷成绩。

（九）通报案卷评查结果，并向区政府报告。

第九条 不定期检查应当按照下列程序进行：

（一）通知行政执法机关评查的时间和要求。

（二）在行政执法机关随机抽取行政处罚、行政许可案卷。

（三）评查人员现场或者异地审查案卷。

（四）评查组织者于评查结束后当日或者3日内制作案卷评查单，并将案卷评查情况反馈行政执法机关。行政执法机关应当在收到评查结果后当日或者3日内对评查出的案卷问题提出意见。

（五）案卷评查组织者针对行政执法机关的意见，对案卷进行复核，并最终确认案卷成绩。

（六）向被查机关通报案卷评查结果，并向区政府报告。

第十条 被评查的行政执法机关应当如实上报行政处罚和行政许可案件案卷目录。并按规定开展案卷评查工作，或者未按要求参加案卷评查的，应当书面说明情况。

第十一条 评查人员调取和评查案卷时，应当采取有效措施，保证案卷的整洁和完好无缺。评查人员应当公平、公正进行案卷评查，不得隐瞒案卷问题或者篡改案卷内容。

第十二条 案卷评查成绩按百分制计算。定期集中评查和不定期评查的案卷评查成绩计入各行政执法机关的年度案卷评查综合成绩，并计入各行政执法机关的行政执法责任制日常纪实考核和年终评议考核成绩。

第十三条 案卷评查结束后，评查组织者应当及时通知被评查行政执法机关取回案卷。

第十四条 案卷评查工作中的有关评查方案、通知、评查单、通报、报告、行政执法监督函等材料应当及时整理归档备查。

第十五条 案卷评查组织者如发现案卷存在不符合案卷评查标准的问题，应当通过案卷评查单的形式督促有关行政执法机关进行整改，对属于主体、法律适用、主要事实和证据以及程序的合法性问题，应当通过执法监督函的形式督促有关行政执法机关予以纠正。收到执法监督函的行政执法机关应当在10日内将整改的情况和结果向案卷评查组织者报告。

第十六条 行政执法机关违反本办法，由区政府法制局责令限期改正；拒不改正的，由区政府法制局提出处理意见报区政府同意后，依法追究行政执法机关主要负责人和直接责任人的行政责任。

第十七条 本办法自公布之日起施行。

附件2：

河东区行政处罚案卷评查标准

第一部分　总 则

一、为推进依法行政，强化行政执法监督，规范执法行为，提高行政机关办理行政处罚案件的质量和水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》，制定本标准。

二、本区各级行政机关（包括依法授权组织或委托的行政机关）依法实施行政处罚的案卷均适用本标准。

三、案卷评查标准分为基础标准和文书规范标准两部分。基础标准是行政处罚是否合法的标准，主要包括主体和程序是否合法、事实是否清楚、主要证据是否完备、适用依据是否准确、处罚决定是否适当等。文书规范标准是卷内文书的基本要素是否齐备、填写是否规范的标准。

第二部分　基础标准

一、主体合法

1、行政处罚实施主体具备法定资格。

2、行政处罚实施主体在法定权限内实施行政处罚，不得超越职权和滥用职权；不得超出管辖权限和管辖区域，法律、法规有特别规定的除外。

3、行政处罚执法人员持有执法证，具备执法资格。

4、被处罚对象认定准确。

二、程序合法

1、按照立（受）案、调查取证、审查决定、告知当事人权利、送达执行的步骤实施行政处罚，环节不得颠倒、遗漏。

2、调查取证时，执法人员不得少于两人。

3、作出行政处罚决定前应当向当事人履行法定告知义务并听取其陈述和申辩。对于当事人提出的事实、理由和证据，应当进行复核。当事人提出的事实、理由或者证据成立的，应予采纳；不能成立的，应当予以说明。

4、对符合听证条件的，应当告知当事人有要求举行听证的权利；当事人要求听证的，应当依法组织听证。当事人现场没有要求听证的，应当按照《行政处罚法》规定留出3日期限。

5、行政处罚决定应当经过处罚机关负责人批准，重大行政处罚案件应当履行集体讨论程序。

6、应当送达的法律文书依照法定程序和在法定时间内送达。

7、应当移送的案件及时移送有关机关。

三、违法事实清楚、证据确凿充分

1、违法事实与主要情节认定清楚，表述准确。

2、证据的形式符合法律要求。证据种类包括物证、书证、视听资料、证人证言、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录、现场笔录等。

3、证据的取得形式和途径要合法。非法取得的证据不能作为认定案件事实的依据。禁止采用威胁、引诱、逼迫、暴力等方式获取证据。

4、认定违法主体和违法事实的证据充分确凿，主要证据具有真实性、合法性、关联性。通过对全案证据的综合审查，能得出唯一、排他的结论。

四、适用依据正确

1、实施行政处罚有明确、有效的法律依据。

2、适用依据正确，引用条、款、项、目准确、完整。

3、行政处罚种类与幅度符合法律、法规和规章的规定。

4、有法定从轻、减轻、不予行政处罚或者从重处罚情节的，应当依法从轻、减轻、不予行政处罚或者从重处罚，并说明理由。

五、处罚适当

1、行政处罚必须与违法主体的主观故意、违法行为事实、性质、情节及社会危害性相适应。

2、符合公正性原则，不畸轻畸重、前后不一。

第三部分　文书规范标准

一、通用要求

1、文书完整齐全

2、文书制作规范

（1）文书规范

——事项应当完备；

——文书中使用的有关主体称谓应当准确一致。

（2）文书语言准确

——意思表述清晰；

——使用规范汉字、语言和通用标准；

——逻辑严谨，前后表述一致。

二、特别要求

（一）一般程序

1、立（受）案阶段

——立（受）案审批文书

（1）有当事人基本情况记载；

（2）有案件来源，即注明案件是来自巡查、举报、交办还是移送等；

（3）有案情记载；

（4）有立（受）案依据，并注明涉嫌违反的法律、法规、规章的名称；

（5）有承办人意见、签名并注明日期；

（6）有办案部门负责人明确具体的审批意见、签名和日期；

（7）在规定时间内立（受）案。

2、调查取证阶段

——现场勘验(检查)笔录

（1）有现场勘验(检查)的起止时间、场所记载；

（2）有勘验（检查）人出示证件、表明身份的情况记载；

（3）现场勘验(检查)情况记录清楚、准确、客观、全面；

（4）当事人对笔录无异议应在笔录上逐页签名（捺手印）并注明日期(当事人不在现场或拒绝签名的，应当注明原因。有其他人在现场的，可由其他人签名)；

（5）勘验（检查）人、记录人在笔录最后一页签字（盖章）并注明日期。

——询问（调查）笔录

（1）有询问（调查）的起止时间、地点；

（2）一份询问（调查）笔录针对一个被询问（调查）人；

（3）被询问（调查）人基本情况完整；

（4）询问（调查）笔录记录的完整；

（5）有两名以上执法人员的签名和出示证件记录；

（6）笔录有被询问（调查）人逐页、顶格签名(捺手印)，被询问（调查）人拒绝签名的，应有两名以上无利害关系见证人签名、注明身份，并说明原因；

（7）笔录中涂改之处应由被询问人捺手印、签名或盖章。

——证据提取和保存证据文书

（1）完整记录被调查取证人的情况；

（2）调查取证事由正当；

（3）调查取证的地点准确具体；

（4）提取的证物应与案件有关；

（5）调查取证物品的性状描述完整准确(包括物品名称、规格、数量等)；

（6）应当有两名以上执法人员的签名；

（7）有被调查取证人签名或盖章(当事人不在现场或拒绝签名的，应当注明原因。有其他人在现场的，可由其他人签名)；

（8）有处罚机关的印章和日期；

（9）先行登记保存的，有行政机关负责人签名或盖章；

（10）先行登记保存的物品应在法律规定期限内做出处理决定。

——鉴定文书

（1）案件中的所涉及的技术性问题需要专业人员进行鉴定，当事人提出鉴定申请或者行政机关认为需要鉴定；

（2）当事人共同选定或者行政机关指定鉴定机构；

（3）受委托单位和鉴定人员具有法定鉴定资格；

（4）鉴定的目的明确；

（5）鉴定的程序、方式合法；

（6）鉴定结论明确；

（7）有鉴定部门印章、鉴定人员签字、日期。

3、审查决定阶段　　

——案件处理的审批文书

（1）案由和当事人的基本情况记载准确；

（2）违法事实记录完整，证据确凿、充分，处罚依据明确；

（3）承办人的意见明确、具体，有签名和准确日期；

（4）有法制机构的审查意见；

（5）处罚机关负责人审批意见明确、具体，有签名、日期。

——行政处罚事先告知文书

（1）当事人名称准确；

（2）载明违法事实和法律依据；

（3）明确告知拟给予的行政处罚；

（4）明确告知当事人行使陈述权、申辩权的期限；

（5）处罚机关的印章、日期完整。

——行政处罚听证告知文书

（1）当事人名称准确；

（2）载明违法事实和法律依据；

（3）明确告知拟给予的行政处罚；

（4）明确告知当事人要求听证的方式和期限。

——听证通知书

（1）举行听证的时间、地点具体、准确；

（2）明确告知听证主持人的姓名和职务；

（3）注明当事人可以委托代理人参加听证和有要求主持人回避的权利，告知当事人无故不按时参加听证视为放弃听证权；

（4）处罚机关的印章、日期完整。

——听证笔录

（1）准确记载举行听证的起止时间、地点，是否公开，公开的记明旁听情况；

（2）载明听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人员的基本情况；

（3）交代当事人的权利和义务，询问当事人申请主持人、记录人回避的情况；

（4）载明当事人对案件涉及的事实、依据方面的陈述和申辩的；

（5）对证据的质证情况；

（6）当事人的最后陈述；

（7）有当事人、委托代理人以及主持人和记录人员的签字或盖章。

——听证报告

（1）载明案由；

（2）载明听证的时间、地点、参加人情况；

（3）当事人针对处罚机关认定的违法事实、情节、适用法律等提出的理由和依据，及从轻、减轻、不予行政处罚或者从重处罚的情节及依据；

（4）载明听证主持人对当事人要求及异议的处理情况及其依据。

——行政处罚决定书

（1）有当事人基本情况(当事人是公民的，载明姓名、性别、年龄、住址；当事人是法人或其他组织的，载明单位名称、地址、法定代表人或主要负责人)；

（2）有违反法律、法规、规章的事实和证据；

（3）有行使行政处罚自由裁量权的理由；

（4）有行政处罚具体的法律依据；

（5）有行政处罚的履行方式和期限，实施罚款的，应告知若逾期缴纳罚款加处罚款的规定；

（6）当事人如不服行政处罚决定的，有告知可以申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；

（7）有作出行政处罚决定的处罚机关名称及印章、日期。

4、送达和执行阶段

——送达回证

（1）载明送达文书名称；

（2）载明受送达人名称(姓名)；

（3）送达时间、地点、送达方式准确；

（4）直接送达应有受送达人签名、盖章并注明日期,受送达人或同住成年家属拒收的，应由送达人在送达回证上记明拒收的事由，注明日期。有其他人在现场的，可由其他人签名，并有两名以上见证人签字确认）；

（5）间接送达应有相关材料证明。邮寄送达的，有投递机构的签收回执；公告送达的，有报刊原件。

——罚没款(物)票据

（1）处罚机关应当和罚款收缴机关分离，法律规定可以由处罚机关代缴的除外；

（2）应使用合法罚没票据；

（3）票据填写规范、准确；

（4）告知缴纳罚款期限正确，加盖处罚机关印章。　

——行政处罚强制执行申请文书

（1）案件名称准确；

（2）被申请人基本情况清楚；

（3）申请执行项目准确；

（4）案情叙述完整、准确；

（5）强制执行理由正确；

（6）案件主要材料齐备。

——结案报告

（1）案由清楚；

（2）载明结案理由；

（3）载明行政处罚决定执行情况；

（4）罚没财物应有处理结果；

（5）有案件调查人员结案意见及签名、日期；

（6）有办案部门负责人同意结案的意见和签名、日期。

（二）简易程序

1、处罚决定书要有固定格式，编有号码；

2、有当事人姓名（名称）、住址（地址）；

3、有违法行为的具体时间、地点；

4、有违法行为的事项和证据；

5、有警告或罚款金额；

6、有行政处罚的依据；

7、有行政处罚的履行方式和期限；实行罚缴分离的，应告知当事人罚款缴付的指定银行的名称、地址等，并告知若逾期缴纳罚款有加处罚款的规定；

8、有告知当事人如不服行政处罚决定，可以申请行政复议或提起行政诉讼的途径和期限；

9、有作出行政处罚决定的行政机关的名称和盖章；

10、有当场实施处罚的执法人员的执法证件号码及签名或盖章；

11、有作出行政处罚决定的日期；

12、当场执行处罚的要有备注。

（三）案卷归档

1、案卷整理应一案一卷。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。

不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、提取时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在证据材料备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。

2、归档的文件材料件数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、卷内文件材料排列有序。按时间顺序排列，行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按时间顺序排列；或者行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类顺序排列。

4、卷内文件材料应按排列顺序，在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。

5、卷内文件目录项目填写规范，放在卷首。

6、备考表项目填写规范，放在卷尾。

7、使用规范的案卷封皮，案卷封皮项目应按规定填写清楚。

8、卷内文件材料纸张无破损，破损文书应修补或复制。大小规格统一，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。无金属物，材料应右下齐，采用三孔一线或不锈钢装订针的方法装订。

9、卷内文件材料文字、案卷封皮、卷内文件目录、备考表应使用钢笔（碳素、蓝黑墨水）、毛笔书写或计算机打印，字迹要工整、清晰。

10、文件材料归档及时并移交本单位档案室保存。

附件3：

河东区行政许可案卷评查标准

第一部分　总 则

一、为推进依法行政，强化行政许可监督，规范行政许可行为，提高全区行政机关实施行政许可的质量和水平，根据《中华人民共和国行政许可法》，制定本标准。

二、本区各级行政机关（包括依法授权的组织或受委托实施行政许可的机关）实施行政许可的案卷适用本标准。

三、案卷评查分为基础标准和文书规范标准两部分。基础标准是行政许可是否合法的标准，主要包括主体、事项、程序、决定是否合法。文书规范标准是卷内文书的基本要素，主要包括卷内文书是否齐备、填写是否规范。

第二部分　基础标准

一、主体合法

1、行政许可实施主体具备法定资格。

2、行政许可实施主体在法定职权范围内实施行政许可。

3、办理行政许可事项的执法人员持有执法证，具有行政许可资格。

4、被许可人认定准确。

二、许可事项合法

1、行政许可事项属于区政府确认保留事项或法律法规新设事项。

2、行政许可事实和条件认定符合法律要求。

3、有收费的，行政许可费用收取符合法律要求。

三、程序合法

1、按照受理申请、审查决定、送达决定、颁发证照的步骤实施行政许可，环节不得颠倒、遗漏。

2、需要对申请材料实质进行核实的，核查人员不得少于两人。

3、作出行政许可决定前应当向行政许可申请人和重大利害关系人履行法定告知义务并听取其陈述和申辩。

4、对符合听证条件的，应当告知行政许可申请人和重大利害关系人享有要求举行听证的权利；提出听证申请的，应当依法组织听证。

5、对依法应当通过招标、拍卖等公平竞争的方式、考试方式和检验、检测、检疫方式作出行政许可决定的，应当依照法律、行政法规的规定履行相应程序。

6、行政机关作出受理或者不予受理行政许可申请决定、行政许可决定，应当加盖本行政机关专用印章或本行政机关印章；颁发行政许可证件，应当加盖本行政机关印章。

7、应当送达的法律文书依照法定程序和法定时间送达，并有送达回证。

四、决定合法

1、对于符合法定条件、标准的行政许可申请，应当依法作出准予行政许可的决定。

2、对于有数量限制的行政许可，两个或者两个以上申请人的申请均符合法定条件、标准的，应当根据受理行政许可申请的先后顺序作出准予行政许可的决定。

第三部分  文书规范标准

一、通用要求

1、文书完整齐全

2、文书制作规范

（1）文书规范

——事项应当完备；

——文书中使用的有关主体称谓应当准确一致。

（2）文书语言准确

——意思表述清晰；

——使用规范汉字、语言；

——逻辑严谨，前后表述一致。

二、特别要求

（一）承诺办理许可

承诺办理许可是指按照《中华人民共和国行政许可法》第42条规定，除当场作出行政许可决定外，行政机关自受理行政许可申请之日起二十日内或法律、法规另有规定的期限内作出行政许可决定的行政许可事项。

1、受理申请阶段

——许可申请文书

（1）载明许可申请人基本情况；

（2）申请事项名称规范、准确。

——许可受理文书

（1）许可申请人称谓准确、规范、一致；

（2）申请事项名称规范、准确；

（3）有行政许可申请材料记载或接收凭证；

（4）申请材料不齐全或者不符合法定形式的，有申请材料补正通知书；

（5）作出不予受理决定的，书面说明理由并告知申请人有申请行政复议或者提起行政诉讼的权利；

（6）有经办人签字；

（7）有许可办理承诺期限；

（8）有行政机关盖章并注明日期；

（9）在规定时间内受理。

2、审查决定阶段

——现场勘验（检查）笔录

（1）载明现场勘验（检查）的起止时间和场所；

（2）有勘验（检查）人出示证件、标明身份的情况记载；

（3）现场勘验（检查）情况记录清楚、准确、客观、全面；

（4）当事人对笔录无异议应在笔录上逐页签名（捺手印）并注明日期(当事人不在现场或拒绝签名的，应当注明原因。有其他在现场的，可由其他人签名)；

（5）勘验（检查）人在笔录最后一页签字（盖章）并注明日期。

——鉴定文书

（1）鉴定事由准确；

（2）受委托单位和鉴定人员具有法定鉴定资格；

（3）鉴定的目的明确；

（4）鉴定的程序、方式合法；

（5）鉴定结论明确；

（6）有鉴定部门印章、鉴定人员签字并注明日期。

——检验、检测、检疫报告

（1）载明检验、检测、检疫的起止时间和场所；

（2）载明所依据的技术标准、技术规范；

（3）载明被检人或被检物的基本情况；

（4）检验、检测、检疫报告清楚、准确、客观、全面；

（5）有被检人对报告的意见及签名(当事人不在现场或拒绝签名的，应当注明原因。有其他人在现场的，可由其他人签名)。

——许可办理的审批文书

（1）事由和当事人的基本情况记载准确；

（2）认定事实记录完整，许可依据明确；

（3）承办人的意见明确、具体，签名并注明日期；

（4）有法制机构的审查意见；

（5）许可实施机关负责人审批意见明确、具体，签名并注明日期。

——行政许可听证告知文书

（1）当事人名称准确；

（2）载明认定事实和法律依据；

（3）明确告知拟作出的行政许可决定；

（4）明确告知许可申请人或利害关系人要求听证的方式和期限。

——听证通知书

（1）举行听证的时间、地点具体、准确；

（2）明确告知听证主持人的姓名和职务；

（3）注明许可申请人或利害关系人可以委托代理人参加听证和有要求主持人回避的权利，告知许可申请人或利害关系人无故不按时参加听证视为放弃听证权；

（4）许可实施机关的印章、日期完整。

——听证笔录

（1）准确记载举行听证的起止时间、地点；

（2）载明听证主持人、记录人、许可申请人、利害关系人、代理人、许可审查人员的基本情况；

（3）载明许可申请人或利害关系人对案件涉及的事实、证据、依据方面的陈述和申辩；

（4）有听证参加人的签字或盖章；

（5）笔录涂改之处应有听证参加人按手印或盖章。

——听证报告

（1）载明听证事由；

（2）载明听证的时间、地点、参加人情况；

（3）许可申请人或利害关系人针对许可实施机关认定的事实、适用法律、审查意见等提出的证据和理由；

（4）载明听证主持人对当事人要求及异议的处理情况。

——行政许可决定书

（1）许可申请人（被许可人）称谓准确、规范、一致；

（2）载明行政许可的具体事项和法律依据；

（3）载明作出行政许可决定的理由；

（4）不予行政许可的，有告知许可申请人如不服行政许可决定，可以申请行政复议或者提起行政诉讼；

（5）有行政许可实施机关盖章并注明日期。

3、送达决定阶段

——送达回证

（1）载明送达文书名称；

（2）载明受送达人名称(姓名)；

（3）送达时间、地点、送达方式准确；

（4）直接送达应有受送达人或见证人签名、盖章并注明日期（受送达人或同住成年家属拒收的，应由送达人在送达回证上记明拒收事由，注明日期。有其他在现场的，可由其他人签名）；

（5）间接送达应有相关材料证明。

（二）当场办结许可

当场办结许可是指按照《中华人民共和国行政许可法》第34条规定，申请人提交的申请材料齐全、符合法定形式，行政机关能够当场作出书面行政许可决定的行政许可事项。

1、行政许可文书要有预定格式，编有号码；

2、载明许可申请人（被许可人）的基本情况(公民：姓名、性别、年龄、住址；法人：单位名称、地址、法定代表人)；

3、有许可申请、材料记载；

4、有审查人员明确、具体的审查意见，签名并注明日期；

5、载明行政许可决定的具体理由和依据；

6、有行政许可实施机关盖章并注明日期；

7、有被许可人签收记载；

8、不予许可的，有告知当事人如不服行政许可决定，可以申请行政复议或提起行政诉讼。

（三）案卷归档

1、案卷整理应一案一卷。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。

不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、提取时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在证据材料备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。

2、归档的文件材料件数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、卷内文件材料排列有序。按时间顺序排列，行政许可决定书和送达回证在前，其余文书按时间顺序排列；或者行政许可决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类顺序排列。

4、卷内文件材料应按排列顺序，在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号。

5、卷内文件目录项目填写规范，放在卷首。

6、备考表项目填写规范，放在卷尾。

7、使用规范的案卷封皮，案卷封皮项目应按规定填写清楚。

8、卷内文件材料纸张无破损，破损文书应修补或复制。大小规格统一，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。无金属物，材料应右下齐，采用三孔一线或不锈钢装订针的方法装订。

9、卷内文件材料文字、案卷封皮、卷内文件目录、备考表应使用钢笔（碳素、蓝黑墨水）、毛笔书写或计算机打印，字迹要工整、清晰。

10、文件材料归档及时并移交本单位档案室保存。